Voici le second billet issu de la réunion de notre groupe de travail sur l’évangélisation de Scrum, et plus particulièrement sur les réponses possibles à apporter aux objections couramment  levées contre la pratique de Scrum.

Aujourd’hui nous allons vous proposer quelques réponses/remarques possibles pour répondre à un interlocuteur qui vous dirait : “Scrum, c’est trop de réunions!”. Derrière cette objection se cache en réalité bien souvent l'idée que la réunion représente une perte de temps et/ou de productivité. 

Répondre objectivement à une telle objection n’est pas, de prime abord, simple. Nous ne pouvons en effet nier que la pratique de Scrum engendre un certain nombre de réunions, et que ces dernières mobilisent toute l’équipe. Nous allons donc recenser quelles sont ces réunions et présenter quelques un de leurs intérêts à la fois pour l’équipe et pour le client.

 Daily meeting (ou stand-up meeting)

• Fréquence/durée : réunion quotidienne de cinq à quinze minutes.
• Participants : Tous les membres de l'équipe ainsi que le Scrum Master.
• But : Chaque membre de l’équipe, tour à tour, énonce ce qu’il a fait la veille, ce qu’il fait en ce moment et/ou ce qu’il va faire dans la journée, et s’il rencontre des difficultés particulières.
• Livrable : Mise à jour du Scrum Board et engagement des membres de l’équipe.
• Intérêts : Le daily meeting crée et renforce l’esprit d’équipe et la cohésion. Il permet de détecter et de discuter au plus tôt des problèmes. Il favorise le retour d'expérience et le partage des connaissances. Il permet de donner un rythme au projet et fournit une vision quasi temps réel de l'avancement du projet et des risques.

 Sprint planning (la planification de sprint)

• Fréquence/durée : Une demi-journée pour un sprint de deux semaines.
• Participants : L'équipe, le Scrum Master, et le Product Owner.
• But : Le Product Owner propose une série d'user stories priorisées par valeur métier. L'équipe accepte et s'engage à réaliser pendant le sprint en certain nombre de ces user stories. Puis elle découpe ces dernières en sous-tâches (découpage macro).
• Livrable : Sprint Backlog (liste des tâches à réaliser pendant le sprint).
• Intérêts : La présence du Product Owner permet à l'équipe de lever les blocages en obtenant des réponses immédiates sur les questions qu'elle se pose. Elle permet également à l'équipe d'obtenir une vision sur les priorités du client. Le sprint planning donne à tous les membres de l'équipe le même niveau d'information. Enfin il responsabilise l'équipe en provoquant l’engagement de cette dernière à réaliser un certain nombre de taches pour la fin du sprint.

 Sprint review (la revue)

• Fréquence/durée : Deux heures pour un sprint de deux semaines.
• Participants : L'équipe, le Scrum Master, et le Product Owner.
• But : L'équipe présente au Product Owner les tâches réalisées pendant le sprint et le Product Owner les valide ou les refuse.
• Livrable : Mise à jour du product backlog (liste des fonctionnalités de tout le projet).
• Intérêts : La revue présente  deux principaux intérêts. D'une part, elle permet d'éviter et/ou limiter l'effet tunnel en permettant au client (le Product Owner) de vérifier la conformité des livrables avec ses attentes et ses besoins. D'autre part, la revue apporte du feedback à la fois au client, qui voit ainsi son projet avancer, et à l'équipe qui voit son travail reconnu.

 Rétrospective

• Fréquence/durée : Deux heures pour un sprint de deux semaines.
• Participants : L'équipe et le Scrum Master.
• But : Il s'agit ici de faire le bilan sur ce qui s'est passé durant le sprint. Chaque membre de l'équipe énonce donc à tour de rôle son ressenti par rapport au sprint écoulé et peut proposer des améliorations à apporter pour le prochain sprint.
• Livrable : Plan d'actions pour le prochain sprint.
• Intérêts : La rétrospective permet à chaque membre de l'équipe de faire le bilan, prendre un peu de recul et sortir la tête du guidon. Le plan d'actions qui résulte de la rétrospective permet l'amélioration continue. Enfin autre intérêt auquel l'on ne pense pas nécessairement, elle permet également de libérer les tensions éventuellement rencontrées pendant le sprint.

Toutes les réunions sensibilisent et responsabilisent au projet l’équipe. De plus elles sont structurées, timeboxées (limitées dans le temps), et ont un but précis connus de tous les participants. Tous ces éléments concourent à rendre les réunions de la méthode Scrum efficaces et bénéfiques pour tous les acteurs du projet. Peut-on alors toujours dire que "Scrum c'est trop de réunions" ?